段取りの下手さをリカバーする4つの道具

社会人になって間もなく18年にもなるのに今だに仕事の段取りが下手クソです。

今、「下手です」と普通に書いて、「下手クソです」と書き直しました。それくらいダメダメです。

でも、そのダメダメな段取り能力をサポートするノウハウはちょびっとだけ持ってます。道具です。最近のお気に入りのスケジュール管理ツールはこんな感じ。
・フランクリンプランナー
・ほぼ日カレンダー
・check*pad
・バブルマップ

システム手帳として名高いフランクリンプランナーを、職場近くのLOFTで見つけて始めたのが2年前。最初は週間ページで使ってたのですが、去年の10月毎日の予定を見開きにするデイリーリフィルを使い始めてからよりいっそう効率があがったように感じます。最近、スタッフの子がひとりフランクリンプランナー使い始めました。皆さんも是非。ちょっと高いけど。

フランクリンプランナーを使っていると、ほぼ日手帳が変えないので仕方なく購入を検討したのが「ほぼ日カレンダー」です。犬の写真が載ってる壁かけカレンダーを使ってるのですが、全然、壁に掛けてません。いつもはファイルと一緒に閉じてあったりします。マーカーで書いたり消したり出来るのが優れポイントなのですが、こんな使い方をしてるのでいつも擦れて消えかかったりしています。毎日更新のコンテンツを始めたのでそのネタ回しを管理するのに使ってます。当初思い描いていた予定が変更になってもすぐに消して新しい項目に書き換えられるので便利です。

ここまでは、そこそこ値の張る（年に一度購入する）商品なのですが、check*padは利用無料のウェブサイトです。以前、別のエントリーでも紹介しました。会員登録すると予定をチェックするための画面が使えるようになります。幾つかの仕事別にToDoリストを作ることが出来、外部に公開できたり、仕事仲間とリストを共有したりも出来るので便利です（僕は共有したことないんですけど）。ちなみに僕が公開しているリストは以下の二つ。

# 買いたいCD、DVD、本、見たい映画
# カラオケで歌う曲

メールでも項目を登録できたり、携帯からでもチェックできたり、動作が軽かったりとかなりのスグレモノです。予定メモとして以外にもブログのネタや仕事のアイデアを思いついたら書き込んでおくようにしています。PCがないところではRHODIAに書き留めておいて、後でcheck*padに打ち込んでます。優先順位もドラッグ＆ドロップで入れ替えることが出来るのでホントに便利です。

バブルマップも以前紹介したのですが、コピー紙を毎朝一枚取り出して、裏にその日の予定のうち、優先度が高かったり、プレッシャーが大きかったりするものをおーきなマルで、その他の必要な予定を小さなマルで描く。そして予定を無事こなしたら赤鉛筆でガーっと塗りつぶしてしまう。これが気持ち良い。あんまりいっぱい書いてもできっこないので、7つぐらいに絞って書くようにしてます。あとは箇条書きにしてメモっておく。これが意外と、そしてものすごく効率上げてるような気がする。最近は日中はほとんどこのメモとcheck*padをにらみながら仕事してます。

実際には必要に応じて使い分けてるので、全てを毎日毎日バリバリに使ってるわけではないのだけれど、それでも最近これらの道具のおかげで仕事が楽しくこなせるようになったような気がします。｢仕事が出来る｣ようになったのではなくって、どれぐらいうまく進んでいて、どれぐらい仕事が滞ってるかというのを上手に把握できるようになったんでしょうね。そういう道具ばかりですから。

こちらは「予定を管理するための道具」ではなくって「アイデアを生み出すために考えるための道具」を紹介してる本。僕も持ってますけど、これはこれで面白いです。

考具―考えるための道具、持っていますか? 加藤 昌治 ティビーエスブリタニカ 2003-03 売り上げランキング : 1,410 おすすめ平均 Amazonで詳しく見る by G-Tools